Pour le bon déroulement des assemblées, il est conseillé de valider certains points dans les jours qui précèdent :

Vérifier le nombre de mails et téléphones manquants

Vérifier que le maximum de copropriétaires pourra se connecter. Pour cela, aller dans la liste des participants de l'AG, et vérifier que tous ont un e-mail. Si ce n'est pas le cas, intégrer un numéro de téléphone portable pour l'envoi des invitations par SMS. A défaut, il est possible d'éditer des courriers papier avec les codes de connexion, et de les déposer dans les boîtes des copropriétaires ou les joindre aux convocations papier.

Voir ici la vidéo pour générer les courriers avec les codes de connexion

Relancer les invitations

Pour augmenter le taux de participation, il est conseillé de relancer tous ceux qui n'ont pas encore défini leur participation, une ou plusieurs fois avant l'AG. Cela s'ajoutera aux envois automatisés déjà programmés. Pour cela il suffit de cliquer sur "Relancer les indécis".

Avoir fait les tests de matériel

5 minutes après le 1er mail contenant le lien de connexion à l'AG, les copropriétaires en reçoivent un second, avec toutes les indications pour tester leur matériel et des vidéos de présentation de la plateforme AG CONNECT.

Les agences doivent inciter les copropriétaires à faire ce test et s'assurer que les copropriétaires le reçoivent bien.

Le gestionnaire de l'agence et les co-animateurs doivent aussi faire le test, en faisant attention de bien tester les machines qui seront utilisées pour l'AG.

Astuce : Avant l'AG, redémarrer la machine permet d'éviter des soucis audio et vidéo, les périphériques pouvant être utilisés en arrière plan par des logiciels mal fermés (zoom, skype ou autre).

Voici le lien pour faire les tests de connexion : https://agconnectwebinar01.clickmeeting.com/test-de-connexion/connection-tester

Vérifier les VPC régulièrement